About the role

You will manage customer projects and internal operations by coordinating teams, tracking milestones, and ensuring tasks are completed efficiently. Additionally, you will identify project risks, prepare structured decision-making proposals, and help standardize workflows using modern digital tools.

What they look for

Project Management Operations Management Consulting Process Optimization Stakeholder Management Decision Making Risk Management Information Security Data Privacy Governance Compliance Strategic Planning Task Coordination Problem Solving Communication AI Solutions

Requirements

The ideal candidate has several years of professional experience in project management, consulting, or operations with a strong ability to work independently and solve complex problems. You must be proactive, possess excellent communication skills in German and English, and be capable of coordinating diverse stakeholders effectively.

Full description

VIAMA wächst. Unsere Kundenprojekte werden größer, wir entwickeln eigene digitale Produkte und gleichzeitig entstehen ständig neue Möglichkeiten.

Unser Engpass ist dabei nicht zu wenig Arbeit. Es laufen heute noch zu viele Fäden bei einzelnen Personen zusammen. Das wollen wir ändern.

Deshalb suchen wir einen Senior Project & Operations Manager (m/w/d), der Arbeit sieht, bevor man sie ihm geben muss.

Du musst bei uns nicht vom ersten Tag an Experte für Informationssicherheit, Datenschutz oder Compliance sein. Viel wichtiger ist, dass Du Dich schnell in komplexe Situationen einarbeiten kannst, Zusammenhänge erkennst und Verantwortung übernimmst.

Wenn ein Projekt hängt, wartest Du nicht auf das nächste Meeting. Du findest heraus, warum. Wenn Informationen fehlen, holst Du sie. Wenn eine Entscheidung notwendig ist, bereitest Du sie vor. Und wenn Du ein Problem erkennst, hast Du idealerweise schon einen Lösungsvorschlag.

Wir suchen keinen Verwalter. Wir suchen einen Menschen, der gemeinsam mit uns Dinge voranbringt.

Aufgaben

Du übernimmst schrittweise Verantwortung für die operative Steuerung unserer Kundenprojekte und internen Vorhaben.

Du hältst Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Termine und Abhängigkeiten im Blick und sorgst dafür, dass vereinbarte Dinge tatsächlich passieren.

Du koordinierst unsere internen Kolleginnen und Kollegen sowie Ansprechpartner auf Kundenseite und holst selbstständig notwendige Informationen ein.

Du erkennst frühzeitig, wenn Projekte ins Stocken geraten, Entscheidungen fehlen oder Risiken entstehen und kümmerst Dich darum, bevor daraus ein Problem wird.

Du bereitest Entscheidungen strukturiert vor und kommst dabei möglichst nicht nur mit einer Frage, sondern mit Optionen und einer eigenen Empfehlung.

Du moderierst Termine, bereitest sie vor und sorgst anschließend dafür, dass Entscheidungen und Aufgaben umgesetzt werden.

Du arbeitest Dich in unsere Themen rund um Informationssicherheit, Datenschutz, Governance und Compliance ein und übernimmst mit wachsender Erfahrung zunehmend fachliche Verantwortung.

Du hilfst uns dabei, wiederkehrende Arbeit zu standardisieren und gemeinsam mit unserem Team und unseren KI Lösungen bessere Abläufe zu entwickeln.

Du unterstützt dabei, unsere Delivery so aufzubauen, dass Projekte zuverlässig funktionieren, ohne dass unser Geschäftsführer jeden einzelnen Schritt selbst anstoßen muss.

Mit wachsender Erfahrung kannst Du eigenständig Kunden, Projekte und später ganze Verantwortungsbereiche übernehmen.

Qualifikation

Du hast mehrere Jahre Berufserfahrung im Projektmanagement, Consulting, PMO, Operations, Transformation oder einem vergleichbaren Umfeld.

Du kannst Dich schnell in neue und komplexe Themen einarbeiten und brauchst dafür keine vollständig ausgearbeitete Anleitung.

Du denkst voraus und erkennst Aufgaben und Probleme möglichst selbstständig.

Du kannst unterschiedliche Menschen koordinieren und freundlich, aber konsequent dafür sorgen, dass Dinge erledigt werden.

Du kannst Informationen strukturieren, Zusammenhänge erkennen und daraus konkrete Handlungsvorschläge entwickeln.

Du fühlst Dich sowohl im Gespräch mit Geschäftsführern und Führungskräften als auch mit Fachbereichen und technischen Teams wohl.

Du kannst Entscheidungen auch dann vorbereiten, wenn noch nicht jede Information verfügbar ist.

Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und eigenverantwortlich.

Du kommunizierst sicher und professionell auf Deutsch und kannst Dich auch auf Englisch gut verständigen.

Erfahrung in Informationssicherheit, Datenschutz, ISO 27001, TISAX oder anderen Governance Themen ist willkommen, aber keine Voraussetzung.

Erfahrung mit KI und modernen digitalen Werkzeugen ist ebenfalls willkommen. Viel wichtiger ist uns die Bereitschaft, neue Möglichkeiten auszuprobieren und sinnvoll in die tägliche Arbeit zu integrieren.

Und vielleicht das Wichtigste:

Wir suchen jemanden, der nach einiger Zeit nicht zu uns kommt und fragt:

„Was soll ich als Nächstes machen?“

Sondern sagt:

„Ich habe gesehen, dass das Thema hängt. Ich habe es geklärt. Von Dir brauche ich nur noch die Entscheidung zwischen A und B.“