About the role

The Project Document Manager Lead is responsible for establishing and managing the project-wide document management system while ensuring compliance with GMP and GxP standards. They will lead internal and external teams to maintain high-quality, audit-ready documentation across all project phases.

What they look for

Document management GMP GxP 21 CFR Part 11 Project governance DMS systems Quality management Technical documentation Stakeholder management Audit support Process improvement Data integrity Change management Risk management Team leadership

Requirements

Candidates must hold a degree in Life Sciences, Engineering, or a related field with several years of experience in document management within the pharmaceutical or biotech industry. Proficiency in regulatory requirements and DMS software such as Veeva or Documentum is essential.

Benefits

Flexible working hours Home-office options Additional vacation days Company daycare Pension fund contribution Discount platforms Staff restaurant Sports activities

Full description

Um unser kontinuierliches organisches Wachstum voranzutreiben, suchen wir ständig nach hochqualifizierten Fachkräften. Zur Verstärkung unseres Teams in der Global Engineering Abteilung suchen wir eine/n engagierte/n Project Document Manager (PCM) Lead (a), 100%.

Ihre Aufgaben:

Aufbau, Pflege und Steuerung des projektweiten Dokumentenmanagementsystems (DMS) in einem zugeordneten Projekt

Definition und Überwachung von Dokumentenstandards, Templates und Workflows

Sicherstellung der Einhaltung von GMP, GxP, 21 CFR Part 11 und internen SOPs

Verwaltung von Dokumentenlebenszyklen (Erstellung, Review, Freigabe, Archivierung)

Verantwortung für die Projekt-Governance in mittelgrossen und grossen Projekten, inklusive Definition, Implementierung und Weiterentwicklung von Standards, Prozessen und Qualitätsrichtlinien.

Führung und Koordination interner sowie externer Mitarbeitender im Bereich Projektdokumentation, inklusive Aufgabenverteilung, Qualitätssicherung und fachlicher Anleitung.

Sicherstellung einer einheitlichen, vollständigen und revisionssicheren Projektdokumentation über alle Projektphasen hinweg.

Etablierung und Pflege einer klaren Ablagestruktur, Versionierung und Freigabeprozesse in Zusammenarbeit mit dem PMO.

Durchführung von regelmässigen Reviews, Schulungen und Feedbackrunden zur kontinuierlichen Verbesserung der Dokumentationsqualität.

Förderung einer effizienten, transparenten und kollaborativen Arbeitsweise zwischen allen Beteiligten Stakeholdern.

Unterstützung der Projektleitung bei Reporting, Risiko- und Change-Management, insbesondere im Hinblick auf dokumentationsrelevante Aspekte.

Enge Zusammenarbeit mit Engineering, Qualitätssicherung, Validierung, Produktion und externen Lieferanten. Klärung der Aufgaben und Zuständigkeiten, sowie Sicherstellung eines einheitlichen Ansatzes.

Unterstützung der Fachbereiche bei der Erstellung und Strukturierung technischer Dokumente

Schulung von Projektmitarbeitenden im Umgang mit dem DMS und Dokumentationsrichtlinien

Vorbereitung und Unterstützung bei internen und externen Audits

Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit aller projektkritischen Dokumente und Einhaltung der SOP’s

Identifikation von Verbesserungspotenzialen im Dokumentenfluss

Implementierung effizienter Dokumentenprozesse und digitaler Tools

Monitoring von KPIs (z. B. Durchlaufzeiten, Anzahl offener Reviews)

Perspektivisch besteht die Möglichkeit, die Leitung des Project Management Office (PMO) in mittelgroßen und großen Projekten zu übernehmen

Ihr Profil:

Abgeschlossenes Studium (z. B. Life Sciences, Qualitätsmanagement, Dokumentationsmanagement, Ingenieurwesen) oder vergleichbare Qualifikation

Mehrjährige Erfahrung im Dokumentenmanagement, idealerweise in der Pharma oder Biotech Industrie

Fundierte Kenntnisse regulatorischer Anforderungen (GMP, GxP, Annex 11, 21 CFR Part 11)

Erfahrung mit DMS-Systemen (z. B. Veeva, Documentum, OpenText, SharePoint)

Hohe Detailgenauigkeit und strukturierte Arbeitsweise

Ausgeprägte Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten

Fähigkeit, komplexe technische Inhalte zu verstehen und zu ordnen

Proaktive, lösungsorientierte Denkweise

Belastbarkeit und Organisationstalent in dynamischen Projektumgebungen

Unser Angebot:

Ein dynamisches und stark wachsendes Arbeitsumfeld mit internen Weiterentwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeitgestaltung mit Möglichkeit für Home-Office und Option zum Bezug zusätzlicher Ferientage mit reduziertem Arbeitspensum

Firmeninterne KITA auf dem Bachem Campus Bubendorf

60%-ige Übernahme der Pensionskassenbeiträge durch Bachem AG sowie Möglichkeit für überobligatorische Vorsorge mit unserem Wahlsparplan

Zugang zu Vorteilsplattformen mit Rabatten bei externen Partnern

Frisches, gesundes und vielfältiges Essen in unserem Personalrestaurant

Vielfältige kostenlose Sportaktivitäten auf dem Bachem Campus

Möchten Sie gemeinsam mit uns Innovationen vorantreiben?

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen über unser Bewerbungsportal.

Erfahren Sie mehr über die Bachem Gruppe und lassen Sie sich von unserem inspirierenden Arbeitsumfeld an unserem Standort in Bubendorf begeistern!