Project Manager m/w/d Guestmanagement für medizinische Veranstaltungen
face to face GmbH · Cologne, North Rhine-Westphalia, Germany
Events Services · 51-200 employees
About the role
You will manage participant registration, data administration, and travel logistics for medical events while ensuring compliance with internal guidelines. Additionally, you will act as a primary contact for guests and collaborate closely with project management to ensure successful event execution.
What they look for
Requirements
Candidates should have three to five years of professional experience in a similar role and possess excellent skills in Microsoft Office, particularly Excel and Word. Proficiency in English and German, along with a service-oriented mindset and experience with event management software like Cvent, is highly desired.
Benefits
Full description
Sie schaffen.
Mit Ihrer Initiative und Organisationsfähigkeit tragen Sie dazu bei, Wissen für viele Menschen erfahrbar zu machen. Ob ganz klassisch oder bei digitalen Veranstaltungen – Sie behalten bei den Gästen immer den Überblick? Dann schaffen Sie unvergessliche Begegnungen und Erlebnisse:Ob teilweise aus dem Homeoffice oder aus unserem schönen Büro im Herzen von Köln: Sie übernehmen bei uns das Teilnehmermanagement im Vorfeld unserer zahlreichen Veranstaltungen. Sie erstellen die Registrierungsseiten, erfassen und verwalten die Daten der Gäste, pflegen die Daten im Eventmanagement-Tool, dokumentieren die Teilnehmerkosten und stellen schließlich auch die Rechnung. Dabei achten Sie darauf, dass die Compliance-Richtlinien gewahrt werden und betreuen die E-Mail-Postfächer und die Hotline. Sie kümmern sich um die Anreiseplanung in Abstimmung mit unserem Vertragsreisebüro ebenso wie um den Versand der Reiseunterlagen an die Teilnehmer, die Sie vor Ort akkreditieren. Damit jedes Event ein Erfolg wird, arbeiten Sie intern eng mit der Projektleitung zusammen. Veranstaltungsmaterialien wie Einladungen, Welcome-Letter, Infos, Namensschilder oder Menükarten anfertigen? Für Sie kein Problem. Und falls ein Gast mal eine Rückfrage hat, kümmern Sie sich professionell um das Anliegen. Das bewegen Sie – und schaffen so Begegnungen, die in bester Erinnerung bleiben. Ganz im Sinne dessen, wofür wir stehen: für gesündere Menschen, für effizientere Therapien, für informiertere Ärzte, für eine bessere Welt. Ihr Wissen.
- Mindestens drei bis fünf Jahre Berufserfahrung in einem vergleichbaren Aufgabengebiet
- Sicherer Umgang mit allen Office-Programmen, vor allem ausgezeichnete Kenntnisse in Excel und Word
- Erfahrung in Cvent oder anderen Teilnehmermanagement-Programmen wünschenswert
- Kenntnisse über den Ablauf von Veranstaltungen oder im Bereich Tourismus/Reisebuchungen wünschenswert
- Dienstleistungsverständnis, Lösungsorientierung und eine Hands-on-Mentalität, gerade auch im Umgang mit Kunden
- einen hohen Service- und Qualitätsanspruch sowie einen geschulten Blick für Details
- Eigeninitiative, Flexibilität und strukturierte Arbeitsweise
- Gutes Kommunikationsvermögen auf Deutsch und Englisch
Wir bieten.
Wissen schaffen für eine gesündere Welt. Das geht nur unter optimalen Voraussetzungen, für die wir uns gezielt einsetzen. Als am Markt fest etabliertes Unternehmen engagieren wir uns nicht nur für Nachhaltigkeit und Umwelt. Wir kümmern uns auch besonders um das Wohl der Menschen, die bei uns arbeiten. Dazu zählen die vielen Kleinigkeiten, die den Arbeitsalltag einfach angenehmer machen, wie eine tolle Atmosphäre, großartige Büros mit moderner Ausstattung, ein schöner Aufenthaltsraum oder köstlicher Kaffee. Und noch viele weitere konkrete Vorteile für Sie:
- Kurze Entscheidungswege und viele Freiheiten bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben
- Angebote zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung: individuelles Coaching, Schulungen durch interne und externe Trainer, regelmäßige Feedbackgespräche
- Betriebliche Altersvorsorge und vergütete Überstunden
- 30 Tage Urlaub plus Sonderurlaubstage
- Ein freundliches und motiviertes Team, gemeinsame Aktivitäten, Firmenfeiern und Teamevents
- Flexible Arbeitszeiten und weitreichende Möglichkeiten zum Homeoffice
- Zahlreiche Benefits wie Urban Sports Club, Deutschlandticket und diverse Gesundheitsangebote
About us
face to face GmbH – Creating Impactful Life Science Experiences
Wir sind ein führender Partner für Event- und Kommunikationslösungen in der Life-Science-Industrie. Seit über 25 Jahren unterstützen wir internationale Pharma- und Biotech-Unternehmen dabei, Wissen wirkungsvoll zu vermitteln und Zielgruppen gezielt zu aktivieren – von strategischen Advisory Boards bis hin zu komplexen Multi-Country-Kongressen. Unsere Stärke liegt in der Verbindung von strategischer Präzision, operativer Exzellenz und tiefem Verständnis für die Anforderungen von Commercial-, Medical- und Marketing-Teams. Wir übersetzen wissenschaftliche Inhalte in Formate, die bewegen, überzeugen und nachhaltig wirken – live, hybrid oder digital. Wir denken ganzheitlich: von der Konzeption über Eventmanagement und Travel Services bis zur erfolgreichen Umsetzung vor Ort. Unser Anspruch ist es, messbaren Mehrwert zu schaffen – für unsere Kunden, ihre Marken und deren Zielgruppen. Wenn Sie in einem professionellen Umfeld arbeiten möchten, in dem Qualität, Verantwortung und Wirkung zählen, dann gestalten Sie mit uns die Zukunft der Life-Science-Kommunikation.
